Een gezonde VvE kijkt niet alleen naar de situatie van vandaag, maar ook naar de toekomst. Door kennis, documenten en verantwoordelijkheden goed vast te leggen, blijft de VvE ook bij bestuurswisselingen goed functioneren. Continuïteit voorkomt dat belangrijke informatie verloren gaat en maakt de VvE minder afhankelijk van individuele personen.
In dit onderdeel kijken we of de VvE organisatorisch is voorbereid op de toekomst en of kennis en verantwoordelijkheden goed zijn geborgd.
Een goed archief maakt het mogelijk om besluiten, contracten en afspraken terug te vinden.
Waar kun je op letten?
- Zijn belangrijke documenten terug te vinden?
- Is duidelijk waar het archief wordt beheerd?
- Hebben bevoegde personen toegang?
Praktijksignalen
Het archief is afhankelijk van één persoon.
Belangrijke documenten zijn zoekgeraakt.
Contracten zijn moeilijk terug te vinden.
Niemand weet waar oude stukken zijn opgeslagen.
Goede verzekeringen beperken financiële risico’s en moeten aansluiten bij de actuele situatie van de VvE.
Waar kun je op letten?
- Zijn de verzekeringen up-to-date?
- Worden ze periodiek beoordeeld?
- Is duidelijk welke risico’s zijn verzekerd?
Praktijksignalen
Onduidelijk is welke schade wel of niet verzekerd is.
Niemand weet welke verzekeringen zijn afgesloten.
Polissen zijn jarenlang niet gecontroleerd.
Een goede overdracht voorkomt dat kennis verloren gaat en zorgt ervoor dat nieuwe bestuurders snel aan de slag kunnen.
Waar kun je op letten?
- Wordt een overdracht georganiseerd?
- Zijn taken duidelijk overgedragen?
- Zijn bevoegdheden aangepast?
Praktijksignalen
Oude bestuurders blijven alle informatie beheren.
Nieuwe bestuurders moeten opnieuw beginnen.
Er is geen overdrachtsdossier.
Een VvE moet kunnen blijven functioneren, ook wanneer bestuursleden vertrekken.
Waar kun je op letten?
- Is belangrijke kennis vastgelegd?
- Zijn handleidingen of werkafspraken beschikbaar?
- Weten nieuwe bestuurders waar informatie te vinden is?
Praktijksignalen
Werkafspraken zijn nergens vastgelegd.
Veel kennis zit alleen “in het hoofd” van één persoon.
Nieuwe bestuurders weten niet waar documenten staan.
Goed bestuur kijkt verder dan het lopende jaar en bereidt de VvE voor op toekomstige kosten en ontwikkelingen.
Waar kun je op letten?
- Wordt vooruit gepland?
- Is er aandacht voor toekomstige investeringen?
- Worden financiële gevolgen tijdig besproken?
Praktijksignalen
Er is geen langetermijnplanning.
Onderhoud wordt pas besproken wanneer iets kapotgaat.
Grote uitgaven komen onverwacht.
Een VvE is minder kwetsbaar wanneer kennis, documenten en verantwoordelijkheden over meerdere personen zijn verdeeld.
Waar kun je op letten?
- Kunnen meerdere personen belangrijke informatie terugvinden?
- Zijn verantwoordelijkheden verdeeld?
- Kan de VvE blijven functioneren als één bestuurder of beheerder uitvalt?
Praktijksignalen
Leden weten niet bij wie zij terechtkunnen.
Slechts één persoon kent alle wachtwoorden.
Slechts één persoon beheert het archief.
Zonder één bestuurder of beheerder ligt de VvE stil.