Een bestuur neemt namens de gezamenlijke eigenaren besluiten over financiën, onderhoud en het dagelijks beheer van de VvE. Goede controle betekent dat duidelijk is hoe besluiten tot stand komen en dat leden kunnen nagaan of het bestuur handelt binnen de afspraken die de ALV heeft gemaakt. Controle draagt bij aan transparantie, vertrouwen en een zorgvuldig bestuur.
In dit onderdeel kijken we of leden voldoende mogelijkheden hebben om het handelen van het bestuur te volgen, vragen te stellen en te controleren.
De kascommissie controleert namens de leden of de financiële administratie zorgvuldig is gevoerd en brengt hierover verslag uit aan de ALV.
Waar kun je op letten?
- Is er een kascommissie benoemd?
- Bestaat de commissie uit onafhankelijke leden?
- Wordt jaarlijks verslag uitgebracht?
Praktijksignalen
Leden weten niet wie de kascommissie vormt.
Er is geen kascommissie.
De kascommissie bestaat al jarenlang uit dezelfde persoon.
De kascommissie krijgt niet alle stukken.
Er wordt geen verslag uitgebracht.
Decharge betekent dat de ALV het gevoerde bestuur beoordeelt. Dat kan alleen wanneer leden beschikken over voldoende informatie om die beoordeling zorgvuldig te maken.
Waar kun je op letten?
- Zijn de jaarrekening en relevante stukken beschikbaar?
- Zijn vragen beantwoord voordat over decharge wordt gestemd?
- Is duidelijk waarop de decharge betrekking heeft?
Praktijksignalen
Decharge wordt verleend terwijl nog onduidelijkheden bestaan.
Er wordt over decharge gestemd zonder bespreking.
Belangrijke stukken ontbreken.
Leden weten niet precies waarvoor decharge wordt verleend.
Vragen worden doorgeschoven naar een later moment.
Schriftelijke vastlegging maakt inzichtelijk welke besluiten zijn genomen en waarom. Dat voorkomt onduidelijkheid en maakt controle achteraf mogelijk.
Waar kun je op letten?
- Zijn bestuursbesluiten terug te vinden?
- Zijn besluiten voorzien van datum en onderwerp?
- Is duidelijk wie verantwoordelijk is voor de uitvoering?
Praktijksignalen
Verantwoordelijkheden zijn niet vastgelegd.
Besluiten worden alleen mondeling besproken.
Er is geen overzicht van bestuursbesluiten.
Achteraf is niet meer duidelijk waarom een besluit is genomen.
Leden moeten kunnen volgen welke besluiten het bestuur tussen de ALV’s door neemt.
Waar kun je op letten?
- Zijn bestuursverslagen beschikbaar?
- Worden belangrijke besluiten gedeeld?
- Kunnen leden deze informatie raadplegen?
Praktijksignalen
Er is geen inzicht in de voortgang van bestuursbesluiten.
Leden horen pas achteraf wat is besloten.
Bestuursverslagen worden niet gedeeld.
Besluiten zijn niet terug te vinden.
Een bestuur legt verantwoording af aan de leden. Dat betekent ook dat vragen serieus worden behandeld en zo duidelijk mogelijk worden beantwoord.
Waar kun je op letten?
- Is er ruimte om vragen te stellen?
- Worden antwoorden gegeven?
- Worden antwoorden vastgelegd wanneer dat nodig is?
Praktijksignalen
Er wordt verwezen zonder verdere uitleg.
Vragen blijven onbeantwoord.
Antwoorden zijn onduidelijk of ontwijkend.
Dezelfde vragen komen steeds terug.
Het bestuur voert besluiten uit binnen de bevoegdheden die de ALV heeft gegeven. Zo blijft duidelijk welke besluiten door het bestuur kunnen worden genomen en welke aan de leden moeten worden voorgelegd.
Waar kun je op letten?
- Is duidelijk welke bevoegdheden het bestuur heeft?
- Worden belangrijke besluiten aan de ALV voorgelegd?
- Wordt gewerkt volgens de splitsingsakte, het reglement en ALV-besluiten?
Praktijksignalen
Er ontstaat discussie over wie ergens over mocht beslissen.
Grote uitgaven worden gedaan zonder ALV-besluit.
Het bestuur neemt besluiten die normaal aan de ALV zijn voorbehouden.
Leden weten niet welke bevoegdheden het bestuur heeft.